Betalen op evenementen moet voor de bezoekers snel, makkelijk en betrouwbaar zijn, en voor het horecapersoneel eenvoudig. Verder heeft een organisator idealiter geen omkijken naar de logistiek erachter. Die wil gewoon zo efficiënt mogelijk een optimale omzet draaien. Pay Systems begrijpt dat en levert ‘onzichtbaar’ de hoogwaardige service waar iedere schakel in het proces naar verlangt.
Pay Systems faciliteert al sinds jaar en dag betrouwbare, veilige en innovatieve betaaloplossingen voor de evenementenbranche. Bekend als partij die naar eigen zeggen zonder moeite grote evenementen (20.000+ bezoekers) aankan, is Pay Systems ook een partij die passende en stabiele betaaloplossingen biedt voor kleinere evenementen. “Onze cashless betaaloplosing is schaalbaar, het maakt niet uit of er 20 of 300 POS-apparaten staan op een festival. Ons softwarepakket is ontwikkeld om de meest grootschalige evenementen aan te kunnen, maar is daardoor juist ook heel geschikt voor kleinere events. Alles wat een organisator wil, zit er in,” zegt mede-eigenaar Sander Slütter. “Voor ons is ieder evenement maatwerk. Dat betekent dus ook dat wij niet kiezen voor cashless óf munten. We zijn echt een partner voor de evenementen waarmee we werken en bieden hen de betaalmogelijkheden die het best aansluiten bij hun specifieke evenement. Dat kunnen munten zijn, dat kan cashless zijn, hybride modellen, closed of open loop… Wij sluiten niets uit, kijken naar het type evenement en naar de behoefte van de organisator. Wij werken altijd toe naar de beste oplossing voor de organisatie.”
Veel variabelen
Die oplossing kan van jaar tot jaar verschillen, zo voegt mede-eigenaar Kim Diseraad daaraan toe. “Je ziet bijvoorbeeld dat de drang om volledig cashless te gaan de afgelopen jaren best groot is geweest, maar we zien nu enkele organisatoren die er toch weer voor kiezen om deels terug te gaan op de festivalmunt. Daar zijn verschillende redenen voor. Naast de hoge omloopsnelheid bij de bar, ervaart men het effect van de redemptie die vervalt.” Slütter voegt toe dat de festivalmunt wat hem betreft onterecht een negatief imago heeft. “Iedere partij heeft zo zijn eigen agenda bij het aanbieden van een betaaloplossing. Wij niet, want we bieden alle mogelijke oplossingen aan en dus maakt het ons niet uit waar een organisator voor kiest. Munten blijven een veilig en bewezen betaalmiddel, maar vergis je ook niet in de duurzaamheid. De festivalmunt is een mooie grondstof. Het is met bijna 100 procent herbruikbaarheid bij uitstek het best recyclebare product op een evenemententerrein!” Diseraad stelt dat organisatoren soms juist voor cashless kiezen omdat dit in het laatste uurtje omzetverhogend is. “Waar mensen normaliter dan twijfelen om nog munten aan te schaffen, doen ze cashless wel nog een extra rondje. Maar dat is natuurlijk heel evenementspecifiek. Er zijn zo veel variabelen – van het soort bezoekers tot de line-up en van weersomstandigheden en horeca-aanbod tot in- of outdoor locatie – dat er niet één oplossing is die voor iedereen optimaal is. Je kunt alleen in nauwe samenwerking met een
organisator tot de optimale totaaloplossing komen.”
Service op maat
Omdat Pay Systems werkt vanuit genoemde totaaloplossing, wordt steeds meer ingespeeld op de wensen van organisatoren. “We krijgen wat betreft de cashless oplossingen die we bieden ook steeds meer vragen naar uitbreiding om in bepaalde behoeften te voorzien. Dat kan upselling zijn, of bijvoorbeeld een Happy Hour aan een specifieke bar op een terrein,” zegt Diseraad. “Of denk aan het in een vroeg stadium plaatsen van een order, die dan later aan de bar kan worden opgehaald. We denken mee en kijken in alle gevallen samen met de organisatoren naar wat we kunnen faciliteren. Dat gaat echt steeds verder dan alleen pinnen aan de bar.” Slütter voegt toe dat recent bijvoorbeeld een à la carte bedieningsrestaurant op een festivalcamping is gefaciliteerd. We hebben in ons bestaande systeem geïntegreerd dat gasten in zo’n geval aan tafel af kunnen rekenen. Compleet met bonnenprinters en keukenschermen voor een zo efficiënt mogelijk proces achter de schermen. Voor dergelijke ‘mobiele verkoop’ hebben we een speciale POS ontwikkeld. Je kunt bij dit soort innovaties ook denken aan de inzet hiervan op een VIP-deck met tafelbediening, een foodtruck of een cocktailbar op een terrein. Het mooie is dat de omzet tevens gerapporteerd wordt in dezelfde backoffice, zodat de organisator alle informatie op één plek terug kan vinden.”
Gegarandeerd draaien
Alle uitbreidingen en mogelijkheden staan en vallen echter met stabiliteit en dat is wat Pay Systems allereerst biedt. “Betrouwbaar en betaalbaar, dat is wat een betaaloplossing moet zijn,” aldus Diseraad. “Alles wordt duurder, dat zien we aan alle kanten, en begrotingen staan aan alle kanten onder druk. Dat maakt het risico van het organiseren van een evenement ook steeds groter en dat betekent dus ook dat je als organisatie moet kunnen vertrouwen op een betaaloplossing. Voor de bezoekers moet het snel en efficiënt afrekenen van hun consumpties –of dat nu cashless, met munten of hybride is– bijdragen aan de goede totaalbeleving, dat hoort er uiteraard bij. Maar de basis is dat de gekozen oplossing onder alle omstandigheden moet blijven draaien. Dat vraagt om betrouwbare hardware die omzet garandeert en dat is exact wat Pay Systems levert.” Slütter: “Wij zijn self supporting. Onze POS-apparatuur is voorzien back-up verbindingen, waardoor het mogelijk is door te draaien indien bijvoorbeeld het internet uitvalt. Daarnaast is onze hardware weersbestendig en daardoor outdoor-evenement-proof. Ook kunnen meerdere POSapparaten op één stroompunt waterdicht worden aangesloten, waardoor een soepele opbouw gerealiseerd kan worden. Zo zijn ze regenbestendig, maar ook veilig mocht er bier overheen vallen of iets dergelijks.”
Optimale service
Het feit dat Pay Systems voortkomt uit een evenementen- en horeca-organisatie, betekent dat men weet hoe de hazen lopen. Door als partner al vanaf het begin betrokken te zijn bij de logistiek van een evenement en na te denken over publieksstromen, verwachte drukte, omloopsnelheid, inzet van horecapersoneel en wensen van de organisator, kan Pay Systems de juiste betaaloplossingen inzetten en een optimale service bieden. “Wij verhuren in principe geen losse onderdelen, wij bieden een totaaloplossing. Dat is waar wij in uitblinken. In de aanloop pakken we proactief de adviesrol, we bedenken goed hoe voor dat evenement een optimale betaalstructuur neergezet kan worden om een zo hoog mogelijke omzet te genereren en daarna heeft de organisator er geen omkijken meer naar,” lacht Slütter. “Als gezegd, Pay Systems is volledig self supporting. Als een organisator ons niet gezien of gehoord heeft, dan hebben wij het goed gedaan!”
