Betrouwbaarheid en ervaring, dat zijn zonder twijfel de belangrijkste factoren als het gaat om betaalsystemen. Dat heeft Pay Systems goed door, wat erin geresulteerd heeft dat het bedrijf vorig jaar met succes een cashless betaalsysteem implementeerde bij North Sea Jazz Festival. Dat betekent overigens niet dat Pay Systems volledig afscheid heeft genomen van munten. Mede-eigenaren Kim Diseraad (Sales- & Accountmanager) en Sander Slütter (Techniek & Product Development) over betaalsystemen, de markt en Pay Systems.
Vanuit de markt is er een duidelijke vraag naar cashless betalen, maar met de ervaring van Pay Systems, wordt er niet te overhaast overgestapt. Kim Diseraad: “Cashless is nog niet voor elk evenement de meest geschikte oplossing. Daarom bieden we nog steeds onze muntenbetaaloplossing aan. Met onze kennis en ervaring kunnen we goed adviseren welk betaalsysteem voor een organisatie het meest geschikt is.”
Als een organisatie ervoor kiest om over te stappen naar cashless, heeft Pay Systems inmiddels een eigen oplossing. Vorig jaar is deze met succes geïmplementeerd bij North Sea Jazz Festival. “Je moet het in één keer goed doen, daarom hebben we ons een aantal jaren goed voorbereid.”
Dat resulteerde in een succesvolle implementatie: “North Sea Jazz Festival betekende ruim 300 points-of-sale, zowel binnen als buiten. Je moet dan rekening houden met de techniek, het internet, maar ook met de weersomstandigheden.” Door bewezen software te combineren met gedegen en weersbestendige hardware, was de implementatie een groot succes. “Daar zijn we best trots op. Misschien zouden we dat soms iets harder moeten schreeuwen, maar we blijven liever bescheiden, dat past beter bij ons.”
Slütter voegt toe: “Naast het betalen met alle bekende debit- en creditkaarten (open-loop) bieden we ook een oplossing voor crew en sponsoren, of bezoekers die alleen cash bij zich hebben. Dat wordt nog weleens vergeten. Ons closed-loop systeem werkt met zelf vorm te geven passen en dat functioneert erg goed. Een ander voordeel van cashless betalen, is dat wij organisatoren en horecapartijen realtime inzicht kunnen geven in betaalstromen. Daardoor kunnen ze accuraat op- of afschalen indien dat nodig is.”
Hybride
Bij Pay Systems kun je nog kiezen of je cashless wil betalen, of liever met munten werkt. Slütter: “Wat je ziet is dat een cashless betaaloplossing relatief kostbaar is. Zeker met de huidige prijsstijgingen is het de vraag of men daarmee de begroting rond krijgt. Dat is een belangrijk onderdeel. Muntjes zijn misschien niet sexy, maar wel stabiel. Het is belangrijker dan ooit om je horeca omzet te halen. Het belangrijkste is daarom dat een betaaloplossing stabiel is. Als je het goed faciliteert, maakt het voor de bezoeker niet zoveel uit. Als het maar een goed werkend systeem is. ”
Ook ziet Slütter dat het een verschil in barmanagement oplevert: “Met het inzetten van POS’en op barren zie je rijvorming ontstaan. Werk je met munten, staat iedereen schouder aan schouder aan de bar. Dat behoeft ook weer een andere indeling achter de bar. Er zijn meerdere factoren van invloed om zo’n betaalsysteem goed te laten functioneren.”
Instabiel internet
Een grote uitdaging als het gaat om cashless betalen, zit ‘m in de internetverbinding. Slütter: “Onze POS kan volledig offline draaien. Voor de pintransacties is nog wel een internetverbinding nodig, daarvoor hebben wij zelf al back-up voorzieningen ingebouwd. Dat maakt ons minder afhankelijk van de internetleveranciers op het terrein. Bovendien spreken we met onze ervaring de taal van internet- en stroomleveranciers vloeiend. In sommige gevallen nemen we zelfs onze eigen preferred suppliers mee.“
Een weerbestendig systeem
Diseraad: “Feitelijk gezien is de betaaloplossing niks meer dan een kassasysteem met een gekoppelde betaalterminal. De omstandigheden van – met name outdoor evenementen – vormen de grootste uitdaging. Denk hierbij aan zware regenval of een POS die met 40 graden in de brandende zon staat. Maar er kan natuurlijk ook een tray bier overheen vallen. Dat zijn allemaal scenario’s waar we rekening mee hebben gehouden bij het ontwikkelen van de POS. Dat komt door onze ervaring: Wij kennen als geen ander het klappen van de ‘evenementen-zweep’. Wij zijn weer- en bezoekersbestendig. Onze points-of-sale zijn makkelijk te bevestigen, snel op- en af te bouwen, maar wel hufterproof.”
Slütter vult aan: “Bijvoorbeeld voor kleine foodtrucks of mobiele verkoop hebben wij een mobiele POS in het assortiment. Ook op deze POS kan de bezoeker met alle debit- en creditkaarten betalen, en wordt tevens de closed-loop kaart geaccepteerd. Maximale flexibiliteit en een oplossing voor alle situaties.”
Meer partner dan leverancier
Diseraad ziet Pay Systems meer als partner dan als leverancier: “Het maakt voor ons niet uit voor welk betaalsysteem we uiteindelijk kiezen. Het belangrijkste is dat onze klant tevreden is en dat we samen kiezen voor de beste oplossing.Voor bepaalde opdrachtgevers faciliteren we een vijftal evenementen per jaar, waarbij we een aantal voorzien van onze cashless betaaloplossing, maar bij een aantal nog steeds onze muntenbetaaloplossing inzetten. We werken er hard aan om te zorgen dat we met alle mooie festivals die we al zo lang bedienen, samen de transitie naar digitaal betalen maken. Dat doen we pas als zij er zelf ook klaar voor zijn.”
Ronny Hooch Antink, North Sea Jazz Festival
“Een cashless betaalsysteem op North Sea Jazz Festival is complex. Een driedaags festival met 30.000 bezoekers per dag, dat het gehele Ahoy-complex beslaat, zowel binnen als buiten en op alle etages. De publiekshoreca is van een hoog niveau en een heel belangrijk onderdeel van het evenement. Uitgangspunt daarbij is dat het publiek daar waar men het wil en op elk moment dat men het wil een hapje of een drankje moet kunnen krijgen. Daar hoort dan vanzelfsprekend ook het afrekenen bij. Met Pay Systems, die al sinds jaar en dag de muntverkoop bij NSJF verzorgt, hebben we nu cashless systeem (pin-betalen en pre-paid-kaarten) geïmplementeerd. In een samenwerking zijn betrouwbaarheid en service voor ons altijd de belangrijkste voorwaarden. De enorme systeem-inhoudelijke kennis gecombineerd met de jarenlange evenementen ervaring van PaySystems heeft voor een zeer succesvolle implementatie bij het North Sea Jazz Festival gezorgd, voor zowel de bezoeker, de cateraars als de organisator.”
